Distribuera företagsfonter och Office-mallar

Har ni egna typsnitt, PowerPoint-mallar, Word-mallar eller Excel-mallar som alla på företaget ska använda?

Då är det bättre att distribuera dem centralt än att låta varje användare leta efter rätt filer och installera dem själv.

Med Microsoft Intune och SharePoint kan ni se till att rätt typsnitt och mallar finns på plats automatiskt. Det förenklar för användarna, minskar risken för gamla versioner och sparar tid när någon börjar eller byter dator.

I den här guiden går vi igenom hur ni:

• Distribuerar företagsfonter till Windows-datorer med Intune.
• Publicerar Office-mallar centralt via SharePoint.
• Hanterar uppdateringar.
• Planerar lösningen för både Mac och PC.

Varför distribuera fonter och mallar centralt?

Företagets grafiska profil ska helst synas i presentationer, offerter, rapporter och andra dokument. I praktiken är det inte alltid så enkelt.

Fonter och mallar hamnar ofta i mejl eller delade mappar. Någon har en gammal version sparad lokalt. Nya medarbetare vet inte var filerna finns och den som byter dator behöver installera allt igen.

Det leder lätt till presentationer med fel typsnitt och dokument som bygger på gamla mallar. Det är sällan användarnas fel. Rätt material har bara inte varit tillräckligt enkelt att hitta och använda.

Med central distribution kan ni i stället:

• Installera företagsfonter automatiskt.
• Göra mallar tillgängliga direkt i Office.
• Uppdatera materialet på ett ställe.
• Ge nya användare rätt filer utan manuell hjälp.

Innan ni börjar

Kontrollera licensen för typsnitten

Börja med att kontrollera att ni har rätt att installera och distribuera typsnitten till företagets enheter.

En fontlicens kan begränsa hur många användare eller datorer som får använda typsnittet. Den kan också innehålla särskilda villkor för molnlagring, inbäddning och publicering via en CDN.

Att ni har fått själva fontfilen betyder alltså inte automatiskt att den får distribueras till hela företaget.

Samla filer och bestäm målgrupper

Samla de fontfiler som ska installeras. Vanliga format är .ttf och .otf.

Bestäm sedan vilka användare eller enheter som ska få dem. I de flesta fall är det enklast att installera företagsfonter systemomfattande på företagets hanterade datorer.

Förbered även de mallar som ska publiceras:

• Word: .dotx
• Excel: .xltx
• PowerPoint: .potx

Kontrollera färger, logotyper, teman, typsnitt, sidstorlekar och layouter innan ni börjar distribuera filerna.

Distribuera företagsfonter till Windows med Intune

Microsoft Intune kan installera typsnitten på företagets Windows-datorer utan att användaren behöver göra något själv.

Ett vanligt upplägg är att paketera fontfilerna tillsammans med ett installationsskript som en Win32-app.

Skapa installationsskriptet

Skapa ett PowerShell-skript som:

1. Kopierar fontfilerna till Windows fontkatalog.
2. Registrerar typsnitten i Windows.
3. Hanterar befintliga versioner på ett kontrollerat sätt.
4. Avslutas med en tydlig statuskod som Intune kan läsa.

Det är även bra att skapa ett avinstallationsskript. Då kan ni ta bort eller ersätta typsnitten centralt om den grafiska profilen ändras.

Lägg installationsskriptet, avinstallationsskriptet och fontfilerna i samma arbetsmapp.

Paketera filerna som en Win32-app

Använd Microsoft Win32 Content Prep Tool för att paketera mappen som en .intunewin-fil.

Paketet ska innehålla allt som behövs för installationen. Skriptet får inte kräva några manuella knapptryckningar eller andra val från användaren. Intune stöder inte interaktiva installationer av Win32-appar.

Microsoft beskriver paketering och inställningar för Win32-appar i sin dokumentation för Intune.

Lägg till paketet i Intune

Gå till Microsoft Intune Admin Center och välj:

Apps → Windows → Create → Windows app (Win32)

Ladda upp .intunewin-filen och fyll i informationen om paketet.

Ange sedan:

• Installationskommando.
• Avinstallationskommando.
• Vilka Windows-versioner som stöds.
• Installationsbeteende.
• Regler för att kontrollera att installationen lyckades.

Välj System som installationskontext om typsnitten ska vara tillgängliga för alla användare på datorn.

Om installationskommandot startar PowerShell behöver ni även kontrollera om skriptet ska köras i 32- eller 64-bitars PowerShell. Det är särskilt viktigt när skriptet arbetar med systemmappar och registret.

Skapa en detection rule

Intune behöver kunna avgöra om installationen redan är klar. Skapa därför en detection rule som kontrollerar att typsnitten finns på datorn.

Det kan exempelvis vara en filregel som kontrollerar att en bestämd fontfil finns i Windows fontkatalog. Om paketet innehåller flera typsnitt eller olika versioner kan ett eget PowerShell-skript ge en säkrare kontroll.

En bra kontroll verifierar inte bara att någon fontfil finns, utan att rätt filer och versioner är installerade.

Tilldela paketet

Tilldela Win32-appen som Required till de användar- eller enhetsgrupper som ska ha typsnitten.

En enhetstilldelning passar ofta bra för företagsfonter som ska vara tillgängliga för alla som använder datorn. En användartilldelning kan vara bättre om bara vissa delar av organisationen ska få dem.

Testa innan bred utrullning

Tilldela först paketet till en mindre testgrupp.

Kontrollera sedan att:

• Installationen rapporteras som lyckad i Intune.
• Samtliga fontfiler finns på datorn.
• Typsnitten visas i Word, Excel och PowerPoint.
• Avinstallationen fungerar.
• En uppdaterad version kan ersätta den gamla.

Om Office-programmen var öppna under installationen kan de behöva startas om innan typsnitten visas.

När testet är klart kan ni tilldela paketet till resten av organisationen.

Gör Office-mallarna tillgängliga via SharePoint

Office-mallar kan publiceras centralt genom ett Organization Assets Library i SharePoint.

När biblioteket är registrerat visas företagets mallar under organisationens egen flik när användaren skapar ett nytt dokument i Word, Excel eller PowerPoint.

Det är enklare än att lägga mallarna i en delad mapp. Användaren behöver inte ladda ner en fil och ni behöver inte mejla ut en ny kopia varje gång något ändras.

Kontrollera vilka Office-appar som stöds

Organisationens mallbibliotek stöds i skrivbordsversionerna av Word, Excel och PowerPoint. Microsoft 365 Apps version 2002 eller senare krävs.

PowerPoint-mallar kan även visas i PowerPoint på webben via Office Template Library. Det kräver en Office 365 E3- eller E5-licens. Organisationens mallbibliotek är däremot inte tillgängligt i Word eller Excel på webben.

Microsofts aktuella krav och begränsningar finns i dokumentationen för Organization Assets Library.

Skapa dokumentbiblioteket

Välj en lämplig SharePoint-webbplats och skapa ett dokumentbibliotek, till exempel Office-mallar.

Alla Organization Assets Libraries i samma Microsoft 365-miljö behöver ligga på samma SharePoint-webbplats. Det är därför bra att välja platsen med lite framförhållning.

Ge de personer som ska underhålla mallarna behörighet att redigera biblioteket. Användarna som ska se mallarna behöver läsbehörighet. Gruppen Everyone except external users ska finnas som besökare på webbplatsen.

Ladda sedan upp era .dotx-, .xltx- och .potx-filer.

Registrera biblioteket som ett Organization Assets Library

Installera den senaste versionen av SharePoint Online Management Shell och anslut till SharePoint Online med ett konto som minst har rollen SharePoint-administratör.

Registrera biblioteket med följande kommando:

Add-SPOOrgAssetsLibrary `
  -LibraryUrl "https://foretaget.sharepoint.com/sites/branding/Office-mallar" `
  -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Byt ut adressen mot den fullständiga adressen till ert eget dokumentbibliotek.

När biblioteket registreras aktiverar Microsoft även den CDN-funktion som behövs för att distribuera innehållet.

Kontrollera att mallarna visas

Det kan ta upp till 24 timmar innan biblioteket visas i Office-programmen.

När det har slagit igenom kan användaren öppna Word, Excel eller PowerPoint, välja att skapa en ny fil och öppna företagets flik för att se mallarna.

Kontrollera detta med en vanlig användare, inte bara med administratörskontot. Då ser ni även att behörigheterna fungerar som de ska.

Uppdatera mallarna på ett ställe

När en mall behöver ändras uppdaterar ni filen i SharePoint-biblioteket.

Användarna får tillgång till den nya versionen när ändringen har spridits till Office. Ni behöver inte skicka ut filen igen eller be alla att ersätta en lokalt sparad kopia.

Tänk däremot på att dokument som redan har skapats från den gamla mallen inte ändras automatiskt. Uppdateringen gäller när någon skapar ett nytt dokument från mallen.

Fungerar företagsfonterna i Office på webben?

En font som installeras med Intune finns lokalt på datorn. Det innebär inte att samma typsnitt automatiskt blir tillgängligt i Word eller PowerPoint på webben.

Microsoft har ett separat stöd för organisationsfonter via SharePoint. Då skapas ett Organization Assets Library av typen OfficeFontLibrary, och fontfilerna distribueras genom Microsofts publika Office-CDN.

Det kan vara ett bra alternativ om typsnitten även ska fungera i Word och PowerPoint på webben. Det finns dock några viktiga saker att känna till:

• Funktionen har särskilda licenskrav.
• Fontbiblioteket gäller för hela organisationen och kan inte begränsas till mindre grupper.
• Fontfiler och tillhörande metadata lagras via en publik CDN.
• Fontlicensen måste tillåta den typen av molnpublicering.
• Ändringar kan ta upp till 24 timmar att slå igenom.

Använd inte den här lösningen om fontlicensen förbjuder molnlagring eller om ni inte är bekväma med hur filerna publiceras.

Microsoft beskriver upplägget i sin guide om organisationsfonter i PowerPoint och Word.

Om exakt typografi är ett krav bör ni testa både mallar och fonter i de Office-versioner som faktiskt används i organisationen.

När någon börjar eller byter dator

När en ny medarbetare får en Intune-hanterad dator installeras fontpaketet när enheten har fått sin tilldelning och synkat med Intune.

Office-mallarna är kopplade till organisationens Microsoft 365-miljö och blir tillgängliga när användaren loggar in i en Office-app med sitt arbetskonto. Personen behöver därför inte få mallarna mejlade till sig eller leta i en delad mapp.

Samma upplägg gäller vid datorbyte:

• Intune installerar fontpaketet på den nya datorn.
• Office hämtar företagets centrala mallbibliotek.
• Användaren får rätt material utan att installera eller kopiera filer manuellt.

Det minskar arbetet vid både onboarding och enhetsbyten. Det blir också tydligare var den aktuella versionen finns.

Tänk på det här om ni använder både Mac och PC

Intune kan hantera distribution till både Windows och macOS, men ni behöver separata paket och installationsmetoder.

För Windows används vanligtvis ett PowerShell-skript som paketeras som en .intunewin-fil.

För Mac kan ni exempelvis använda:

• Ett .pkg-paket.
• Ett macOS-skript via Intune.
• Ett paket med egna regler för installation och kontroll.

Microsoft har stöd för både PKG-appar och shell-skript på hanterade Mac-datorer. Upplägget behöver anpassas efter hur fontfilerna ska installeras och hur Intune ska kontrollera att installationen lyckades. Läs mer i Microsofts guide för macOS-enheter i Intune.

Office-mallarna kan användas på båda plattformarna i de Office-appar som stöds. Typsnitten behöver däremot finnas på respektive enhet, om ni inte använder Microsofts separata lösning för organisationsfonter.

Testa därför alltid mallarna på både Windows och Mac. Kontrollera särskilt:

• Att samma fontversion används.
• Att radbrytningar och sidlayouter inte förändras.
• Att PowerPoint-presentationer ser likadana ut.
• Att det finns ett rimligt reservtypsnitt.
• Att mallarna fortfarande går att använda om företagets typsnitt saknas.

Gör uppdateringarna enkla att hantera

En central lösning blir bäst om det också finns en tydlig rutin för uppdateringar.

Utse därför någon som ansvarar för:

• Godkända fontfiler och licenser.
• Aktuella Word-, Excel- och PowerPoint-mallar.
• Testning före publicering.
• Versionshantering.
• Uppdatering av Intune-paket och detection rules.
• Kontroll på både Windows och Mac.

När en font ändras behöver Intune-paketet uppdateras och testas på nytt. När en Office-mall ändras räcker det normalt att publicera den nya versionen i SharePoint-biblioteket.

På så sätt finns det en tydlig källa för varje fil och användarna slipper fundera på vilken version som gäller.

Behöver ni hjälp med att sätta upp det?

Vi kan hjälpa er att paketera och distribuera företagsfonter, publicera Office-mallar och testa lösningen på både Windows och Mac.

Målet är enkelt: rätt typsnitt och rätt mallar ska finnas där när de behövs, utan att användarna behöver hålla reda på hur de kom dit.

Hör av er om ni vill bolla upplägget eller få hjälp att sätta det på plats. Det kostar inget att fråga.