Hur kommer vi att kommunicera efter pandemin?

En utmaning för den moderna arbetsplatsen

Det "nya normala"? Nja. Oavsett hur många gånger vi säger det, verkar uttrycket aldrig låta särskilt inspirerande. I stället framkallar det en bild av krångliga åtgärder där saker helt enkelt inte är riktigt lika bra som de brukade vara.

På våra arbetsplatser är det mycket som förblir osäkert – åtminstone på kort sikt. Men en sak är helt säker: de digitala resor som en mängd organisationer har gjort under de senaste 12 månaderna har ingen returbiljett.

Ja, den moderna arbetsplatsen kommer bara att fortsätta utvecklas när det gäller kommunikation och samarbete. Och tack vare det stora utbud av verktyg som finns i Microsoft 365-paketet, är inte bara rätt teknik tillgänglig. Denna teknik är dessutom skalbar, flexibel och användarvänlig.

En kommunikationsrevolution?

Det råder inga tvivel om att nedstängningen till följd av covid har gjort hem-, distans- och hybridarbete till vår nya verklighet. Och med tanke på att anställda kan hålla kontakten med kollegor och kunder blir det svårt för företagsägare att ha några invändningar mot upplägget – särskilt när fysiska möten så enkelt har ersatts av datadrivna kommunikationssätt.

Men vissa problem kvarstår. Framför allt kapitalkostnader (behovet av ny utrustning), nätverkskapacitet (när alla användare behöver åtkomst), onlinesäkerhet, GDPR-efterlevnad – för att bara nämna några moln- och platsrelaterade svårigheter.

Denna "kommunikationsrevolution" lider av sina alldeles egna problem – det ständigt ökande antalet verktyg, produkter och tjänster som gör det möjligt att kommunicera och samarbeta i realtid.

Denna fråga är lika brännande för små och medelstora företag som för stora företag. Varför? Även om många erbjuder olika grader av integration – när det gäller funktioner som videokonferenser, ljudsamtal, meddelanden, informationshantering, dokumentdelning – är det få som kan erbjuda en allt-i-ett-plattform. Och i de fall sådana plattformar finns, åtföljs dessa av en brant inlärningskurva: en helt ny logik som kräver en mental omställning.

Välja framtidssäkra lösningar

Även om många fortfarande följer den digitala och ständigt accelererande vägen, är många företag fortfarande i startgroparna. Titta bara på hur snabbt företag migrerade till molnet när covid blev en realitet. Men även om detta demonstrerade att en så kvick reaktion var möjlig, är det nu många som bedömer riskerna med en snabb övergång.

Företagens behov fortsätter också att förändras – det kan vi inte bortse från. Så när det är dags för företag att bestämma vilken programvara de ska investera i, måste de välja lösningar som de kan utvecklas och förändras tillsammans med. Detta kommer att vara framtidssäkert.

Det innebär inte att köpa allt som är det allra senaste på marknaden. Flexibilitet och skalbarhet måste prioriteras. För det mesta betyder detta att titta närmare på SaaS-plattformar. Molnbaserade tjänster som kan nås av vem som helst, var som helst och med vilken enhet som helst. Förutsatt att de har rätt behörighet förstås.

Framväxten av Microsoft Teams

En plattform som fortsätter att växa och frodas är Microsoft Teams – mjukvarujättens kommunikationsplattform som erbjuder en mängd olika grundverktyg för den moderna arbetsplatsen, inklusive:

• Chatt – kommunicera och samarbeta med ditt team
• Skärmdelning och inspelning – dela din skärm och spela in ditt möte
• Videokonferens – använd de inbyggda grupperna eller privata ljud- eller videosamtal för dina möten
• Livehändelser – skapa ett möte i realtid för ditt team, din målgrupp eller dina kunder

Som en SaaS-produkt, kan licensägare vara säkra på att de alltid har den allra senaste versionen av programvaran som stöds. Uppdateringar levereras också digitalt, vilket gör det enklare än någonsin för anställda att både samarbeta och kommunicera.

Men den största fördelen av alla är kanske att Teams är en del av Microsoft 365. Det betyder att programmet enkelt integreras med alla de program i Office-sviten som alla redan känner till – i synnerhet Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook och mycket mer. Till följd av detta är inlärningskurvan minimal, eftersom samma välbekanta Microsoft-gränssnitt redan är på plats.

Med framtiden i sikte

När vi blickar framåt är det tydligt att all teknologi som rör kommunikation och samarbete kommer att bli alltmer sofistikerad. Exempelvis kommer 3D-teknik och avancerad virtuell verklighet (VR) att förbättra – och ge nya dimensioner till – programvara för videokonferenser. Men i nuläget är dessa funktioner inte speciellt efterfrågade när det gäller våra sätt att kommunicera på. Åtminstone inte ännu.

Frågor som kapacitet, stabilitet och latens är mer angelägna att ta itu med – vilket i slutändan är ett tekniskt problem för back-end. Teams använder sig dock av Microsoft Azures globala nätverk för att länka samman användare.

Eftersom Microsoft samarbetar med tusentals olika internetleverantörer, minimeras det antal gånger som information måste byta nätverk. Detta optimerar i sin tur kvaliteten på onlinemötet för användaren.

Detta kan Azeo erbjuda dig

Här på Azeo, är vi både experter på den moderna arbetsplatsen och Microsoftteknologi och vi är certifierad partner till Microsoft. Detta betyder att vi har en utmärkt arbetsrelation med Microsoft i Sverige och Norden och är tätt anpassade till deras lösningar för den moderna arbetsplatsen. Dessutom har vi litat på deras produkter i många år – både lokalt och i molnet.

Som specialister inom bland annat Moderna Arbetsplatser och Säkerhet för mindre företag, finns våra personliga resurser till hands för att lotsa dig genom de lösningar som finns att tillgå, och rekommendera sätt på vilka du bäst kan utnyttja Microsoft Teams såväl som hela Microsoft 365-paketet.

Om du vill ha mer information eller boka in en utvärdering/granskning/en plats i vår studiegrupp eller till vårt webbseminarium, kan du kontakta Johan Lönnqvist på johan@azeo.se eller ringa till oss på 08-101 101 eller chatta på vår hemsida på www.azeo.se